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【2017年版】仕事をスピードアップして人生を2倍楽しむ4つの方法と効率化ツール10選

 2017/01/02 仕事術
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一流ビジネスマンの共通点と言えば、なんと言っても「仕事が速い」こと。
人の2倍の仕事を持っているにもかかわらず、なぜか涼しい顔をして余裕で定時に帰ったりするスーパーマンのような方っていますよね。
彼らは、どんなに忙しい中でも、徹底した仕事のスピードアップによって社畜化することなく、プライベートも思いっきり楽しんだりしています

 

反面、仕事が遅い人は、常にギリギリの崖っぷち状態。
間に合わなかった仕事を先送りにすることも多く、残業必須。
精神的にも、いつも追い詰められています。

休んでいても心が休まらず、日曜の夜は「サザエさん症候群」。
そのままブルーマンデーから週が始まるという悲しいスパイラルが際限なく続きます。
皆さんはいかがでしょうか?(筆者も思い当たるところあり‥(汗))

 

誰もがスーパービジネスマン並みに仕事ができたとしたら、日本人の生産性は劇的にアップし、おそらく日本の社会は大きく変わるに違いありません。

「残業」という概念もなくなるかもしれませんね。

そして、そんなスーパーな仕事術を手に入れられれば、人生を2倍楽しむことができるはず
仕事を効率化して最短最速で結果を出すスキルは、現代のビジネスマンには必要不可欠、最重要スキルと言ってもいいでしょう。

 

そこで、スーパービジネスマンに変身をとげるべく、仕事の効率化について、マインドからツールにいたるまで、5つのジャンルに分けてご紹介していきたいと思います!

 

 

1 7つのスピードアップ・マインド

1.1 「定時に帰る」と決める

一日一生」という言葉があります。
一日を一生と考え、全力で生きようという意味ですが、もし、あなたの命が今日限りだとしたら、どんな風に過ごしますか?

極端な考え方ではありますが、そんな風に毎日を生きてみたら、どれだけ濃い人生が送れるでしょうか。

このマインドがあれば、ノウハウやツールに頼る必要もなく、猛烈なパワーを発揮して一瞬にしてスーパービジネスマン並みの仕事ができることでしょう。
この「覚悟」「決意」なくしては現状は変えられません。

そして、この「覚悟」「決意」をゆるぎないものにするのが、「なんのために、定時で帰るのか?」という目的の明確化です。

起業に向けて勉強する。
人脈を広げるために、人と会う。
趣味の活動時間に充てる。
家族との時間を大切にする。
彼女とデートを楽しむ。

などなど、理由はなんでも良いので、「○○のために、自分は定時で帰るんだ!」と決めることが第一歩。

そして、「何があっても残業はしない。仕事は時間内に終わらす!」とあえて公言し、有言実行すべく自分を追い込んでみるのも良いかもしれません。

1.2 ゴールから逆算・締め切りを決める

小学生の頃、夏休みの宿題を7月中にほぼ終わらせていた人は、読み飛ばしてください。
脳の仕組みから言うと、人はお尻に火がつかないとなかなか行動しないものなのだそうです。

多くの小学生が夏休み最終日になって、慌てて絵日記の天気を調べたり、自由研究を始めたりするのは、脳科学の観点から言えば、ごく自然なことだとか。
したがって、脳のやる気スイッチをオンにするには、すべての作業に細かく締め切りを作ることがコツ

まず、ゴールを決めて、そのためには、今月→今週→今日それぞれ何をやるかを決めていきましょう。
→優先順位のつけ方は、3ふせん仕事術を参考にしてみてください。

 

1.3 完璧主義を捨てる

完璧主義の人は、まじめで几帳面、責任感が強いといったメリットがあるものの、そのメリットが逆に仕事のスピードの妨げていることが多いものです。

時間当たりの生産性を重視している現代においては、一部の職種を除いては、全て100点満点の仕事をすることなど不可能ですし、かつ求められていないことがほとんどです。

最初から100%を目指すのではなく、まずは80%を目指すのが、仕事を早くするコツ。

また、仕事に優先順位や濃淡をつけて、完璧にすることと手を抜くことを明確に分けることもスピードアップには欠かせません。
→優先順位のつけ方は、3ふせん仕事術を参考にしてみてください。

 

1.4 考えるより行動する

完璧に準備してから行動する習慣が、作業を著しく遅らせます。
考えるだけの時間は「10秒以内」と決め、電話をかけるなり、リサーチするなり、アクションを起こす。

行動しながら、軌道修正していくことが、クオリティの高い結果を出すための近道となります。

ちなみに、この「10秒ルール」および「まず行動。その行動から得られたフィードバックによる情報収集ののち意思決定をする」という流れは、ソフトバンクの孫社長の仕事の流儀でもあります。

 

1.5 日常すべてをスピードアップする

仕事ができる人は、ランチのメニュー決め、食べる時間や歩くスピード、会話のテンポなどなど、何もかもが速く、決断も早く、迷いがありません。

したがって、まず日常すべてをスピードアップすることから始めましょう
通勤時、大股で颯爽と歩き、疲れた企業戦士を何人追い越せるかチャレンジしてみませんか。
朝一番からハツラツとした気持ちになるし、セルフイメージも上がるのでおススメです。

また、ランチでメニューを見て、10秒以内に食べるものを決めたり(斎藤一人さんは、店内のメニューを見る前に、すでに食べるものを決めているそうです!)
会話のレスポンスを早めてみるのも、日頃からできるトレーニングですね。
(漫才師の掛け合いくらいになれば完璧!「ボケ」ではなく「ツッコミ」の方を要研究!)。

 

1.6 “3”を極める

3という数字を使いこなせば、あなたのビジネススキルは格段にアップします。
上司に相談する際は「3分ほどお時間をいただいてもよろしいでしょうか」
そして、説明の際は「理由は3つあります」「返事は3日以内でお願いします」

電話は3コール以内に取り、話は3分以内にまとめる。

抱える仕事は3つまで(それ以上は人に任せる)。

 

1.7 人に頼る

これもとても大事なスキルです。
できるビジネスマンは、実はさりげなく多方面に仕事を振っています。

その際、快く仕事を引き受けてもらえるには、戦略が必要になってきます。
(ファン多数のイケメンビジネスマンなら小細工不要かもしれませんが)。

日頃から「愛されキャラ」を演じることは、男性の持つべきスキルとしておススメです。
(女子が意図的に演じると同性の反感を買いますが、男子の愛されキャラは女性の心をつかみます)

ナルシスト系のデキる男になってしまうと、プライドが邪魔をして人に甘えることができません。

ここは、母性本能を刺激された事務力のある女子社員が、超多忙なあなたに代わり
「私がやっておきますね!」と自ら申し出てくれるくらいに愛されキャラになっておきましょう。

もちろん「おお、○○さん助かります!!」と声を裏返らせて満面の笑顔でお礼を言うことをお忘れなく。

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2 時間管理マトリクス

「時間管理マトリクス」という言葉を聞いたことがあるでしょうか。

既にご存知かもしれませんが、かの「7つの習慣」の中で紹介されている
「タスクを緊急度と重要度により4つに分類する方法」です。

時間管理のマトリックス

第一領域 : 緊急かつ重要

締め切り間近の仕事など、自分にとっても重要なことなので、もちろん取り組む優先度は高いです。
この仕事自体は本来、第二領域(緊急ではないが重要)にあったものが、すぐに取り組まなかったがために、第一領域になってしまったというパターンが多く見受けられます。
緊急かつ重要であるゆえに、多くの人はこの領域のタスク処理に溺れ、締め切りに追われる日々を過ごしてしまいがち
そして、ここが多ければ多いほど、そのストレス解消として第四の領域に跳ね返ってしまい、さらに時間が減るという悪循環が生まれるのです。

 

第二領域 : 緊急ではないが、重要

自己投資の領域」と言われ、自分にとってもっとも価値を生む仕事が当てはまります。
具体的にはあなたの将来に関わってくる仕事が当てはまります

つまり、将来のキャリアアップのための「備えの時間」であり、もっとも大切にするべきものですから、この時間の確保を後回しにしてしまうと、将来の見通しを立てるタイミングを逃してしまう可能性があります。
そして、この領域に重点をおいて仕事を取り組むことにより、第一領域に当てはまる仕事を減らすことができます。

 

第三領域 : 重要ではないが、緊急

自分にとって価値を生むものではないが、やらなければならないことです。
この領域にあてはまる仕事を減らすことを積極的に考えなければ、あなたが本当に優先するべき第二領域の仕事に割く時間が減少してしまいます。

 

第四領域 : 緊急でも重要でもない

時間の無駄になるため、できるだけ削減しましょう。

おそらく、4種類の領域に自分の仕事をあてはめてみると、「自分にとっての重要度は低いが他人にとって緊急度が高い」
仕事に翻弄されていることが多いことが分かるのではないでしょうか。

そして、「緊急度は低いが、自分の将来にとって重要度が高い」
第二領域のために割く時間を全くとれていなかったということにも気づくはずです。

第二の領域に時間を投資することで、問題の根本的解決や効率化がはかられ、第一の領域を減らすこともでき、好循環になっていきます。

常に、第二領域の時間を確保する意識と工夫が、生産性の高い仕事をする秘訣と言えるでしょう。

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3 メール攻略編

メール攻略する

マッキンゼーが行った調査によると、ビジネスマンは一日に平均2時間以上もメール処理に時間をかけているそうです。
人によっては毎日数百通のメールを処理する必要があり、この処理速度が効率化を左右するといっても過言ではないでしょう。

メールの処理を効率化し、仕事の生産性を上げることは、現代のビジネスマンの大きな課題ではないでしょうか。
基本的な心構えとしては、不必要なメールを極力無くし、メール対応時間を短縮するために、どうしても記録に残す必要のあること以外は、まずは電話を使うという意識をもつことも大切です。

「なんだ、そんなこと?」と思われるかもしれませんが、実は電話で済むことは思いのほか多いのです。
(電話が苦手な方は意外と多く、電話で済むこともメールにする文化がメール増殖の一因かもしれません)。

 

3.1 署名を工夫する

署名の中に、予めよく使うフレーズを全て盛り込んでおくという方法です。
必要のないものは、消すだけなので、あらためてタイピングするよりはるかに時間短縮となるでしょう。

<テンプレート例>
メールのテンプレート例

 

3.2 徹底的に辞書登録

署名カスタマイズに加えて、IMEの辞書登録も必須作業です。

「よみ」は下記登録例のように、文頭の文字にすると覚えやすいですが、「よみ」2文字で登録したり、皆さんが覚えやすい「よみ」を短縮して登録するとよいでしょう。

ご自分の名前も辞書登録しておくと、とても便利です。

IMEの辞書登録は必須

 

 

3.3 メールは時間を決めてチェック

仕事の合間にメールをチェックすることほど集中力が途切れることはありません。

できればメールチェックの時刻を予め決めておき、それ以外はほかの業務に集中しましょう。
そして、チェック時間は1通につき10秒、この間に返信の必要の有無を判断します(10秒ルール)。
返信が必要なのものは即対応。返信文書は3分以内
社内メールならば5行以内のシンプルな回答で。

後回しにしてもいい返信は、下書きに保存し、同じメールを2度3度と開かない習慣を身に着けると良いでしょう。

 

3.4 リマインダーメールを自動化する

忙しいビジネスマン、「つい、うっかり忘れ」とは常に隣あわせといってもいいでしょう。

「人間ですから忘れます」なんて、開き直るわけにもいきません。うっかり忘れは何としても阻止したい。
例えば、ここぞというタイミングでリマインダーメールが送られてくれば、便利なのに‥

そんなニーズから生まれた手軽で便利なリマインダーサービスのひとつにFollowUpThenがあります(無料)。
https://www.followupthen.com/ (英文なのでページ翻訳の上、ご覧ください)

自分自身へのリマインダーツールとしてはもちろん、自分が送った送信先へのリマインダーとしても使用できる便利なサービスです。

※すべて英語表記なのが残念ですが、デキるビジネスマンたるもの英語サイトにも慣れたいものです。
使い方は簡単。
メールを送信する際、以下のように“△△@followupthen.com”をCCやBCC、TOに入れて、
本文に内容を書いて送信するだけです。

なお、△△の部分には、リマインドしたいタイミングを記載します。
1分後→[email protected]
2時間後→[email protected]
3日後→[email protected]
4週間後→[email protected]
5か月後→[email protected]
6年後→[email protected]
明日→[email protected]
次の月曜午後3時→[email protected]
2016年8月7日13:00 → 2016-08-07-06:30 @followupthen.com

 

TOに送信先、CCに[email protected]を指定した場合
1. まず、一旦はTOで指定した送信先にメールが普通に送信されます。
2. CCで指定した期限(送信から1日後)までにメール受信者から返信が無い場合は、自分と返信が無かった送信先の両方に対してリマインダーメールが送られます。
TOに送信先、BCCに[email protected]を指定した場合
1. まず、一旦はTOで指定した送信先にメールが普通に送信されます。
2. 受信者の返信の有無に関わらず、期限(送信から1日後)に自分に対してのみリマインダーメールが送られます。

TOに[email protected]を指定した場合
1. 初回送信時には誰もメールを受信しません。
2. 期限(送信から1日後)に自分に対してのみリマインダーメールが送られます。

自分だけのリマインダーとして使用する場合には、
送信先(TO)に△△@followupthen.comを入れて送信して待つだけ
期日が来たら、リマインドメールが送られてくるというわけです。

なお、初回に限り設定後こんなメールが送られてきますので、ご自分のメールアドレスの登録をする必要があります。(こちらも英文で送られてきます。下記キャプチャーは日本語翻訳後のもの)

 

follow upthen

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4 簡単・最強ふせん仕事術

ふせん仕事術

「あれもやらなきゃいけない、これもやらなきゃいけない、ああ!時間がない!」

多くのビジネスマンがこのような状態で仕事をしているのではないでしょうか。
優先順位をつけながらやっているつもりが、突発的な仕事が降ってきたり、予定外のことが起こると、
もともと考えていた優先順位がわからなくなったりすることが多々あります。

そんな時、思考を可視化し、整理する最も手軽で効果的なアイテムが「ふせん」です。
どこの職場にも、たいてい大量にころがっていますし、安価に手に入れることができます。

 

4.1 最強 TO DO管理

ふせんの活用法については、諸説ありますが、共通する点は「思考を全て書き出す」ということ。
ふせん1枚につき、ひとつの「やらなければいけないこと(TO DO)」
これを思いつく限りすべて書き出してみましょう。
次に、書き出したふせんを

(1)今日やるべきこと
(2)今週中にやるべきこと
(3)今月中にやるべきこと
(4)来月以降でよいこと
(5)やらなくていいこと

に分類して、手帳やノートや厚紙などに貼っていつでも見えるようにしておきます。

そして、毎日完了したタスクのふせんははがし、完了したふせん用のファイル等に貼っていきます。
完了したふせんは捨てないで保管するのもコツ。

こんなに多くの仕事をこなしてきた自分はすごい!とセルフイメージが上がります。
ふせんは毎日見直し、移動させます。

当然、これは、プライベートのTO DO管理にも使えます。
欲しいものリストや行きたい場所リストなどを作成すれば、休日の過ごし方も効率化されるのではないでしょうか。

ちなみに、ふせんの中には粘着力が著しく弱いものがありますので、紛失を防ぐために、できれば高粘着と記載されているものをおススメします。

 

4.2 日産に3000億の利益をもたらした「付箋紙会議

日産のカルロス・ゴーン氏が導入し、3000億円の効果とも言われているのが「付箋紙会議」。
そのものずばり、ふせんを使った会議のことです。その方法をご説明します。

付箋紙会議の流れ

付箋紙会議の主な流れは以下のようになっています。

参加者が付箋に思いつく限りのアイデアを書き込む
基本的には無記名で、立場や役職に関わらず意見を出せることがメリット。

共有の場に張り出す
大人数で行うなら模造紙やホワイトボードに、少人数ならA4サイズのコピー用紙でも十分。

似たようなワードをグループ化し、それぞれの施策を話し合う
ふせんなら貼ったり剥がしたりが自由自在なので、グルーピングも楽に出来ます。
決まった施策を模造紙にどんどん書き込んでいきます。

模造紙をデジカメで記録する
この写真が議事録の代わりとなります。
写真なら会議終了後すぐに共有できるので会議後の仕事の効率化にもつながります。

この会議の特徴として「意思決定者は会議に参加しない」こともルールのひとつなのだそう。
これは、経営幹部などの意見に影響されず、積極的かつ建設的に意見交換する雰囲気をつくるためで、意思決定者は会議の最後に顔を出し、参加者が導き出した結論に対してGOかNO GOかを判断するだけなのです。

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5  仕事効率化ツール おすすめ10選

仕事効率化のためには、ツールを使いこなすことも重要。
無料で始められる仕事効率化ツールおすすめ10選をご紹介します。

Evernote

メモを作成・管理するためのツールです。
パソコン、スマホ、タブレットPCとあらゆるデバイスでに対応しており、簡単にデータ間の同期が取ることができます。
そして、写真や音声などさまざまな形式のデータを集約でき、そのファイルの検索もスムーズに行うことができます!
さらに画像内にある文字認識も精度が高く非常に使えます!
メモが煩雑になって、どこにあるかわからない・・・そういった事に時間を費やしている人には、特にオススメです。

 

Evernote エバーノート

 

chatwork

ビジネスの現場でも人気のコミュニケーション系ツール。
チャット機能はもちろんのこと、オンラインでの会議(ビデオ会議、音声会議)やファイル共有、タスク管理などの機能があります。
スマホアプリもリリースされているので、社外でのやり取りにも対応できます。
フリープラン/パーソナルプラン/ビジネスプランと、3種類のプランが用意されています。

chatwork チャットワーク

 

 

Dropbox

Dropboxで保存したデータは複数のPC等で共有することができます。
共同作業や、外出先でのスマートフォンやタブレット等での操作も可能で、オフィスはもちろん自宅のPCでの操作も可能です。場所を問わず、データの編集作業ができるところが非常に人気のポイントです。
Dropbox ドロップボックス

 

Google Drive

クラウド上にデータを保存する上での便利なツール。
Googleドキュメントと言う形式で作成すればファイルは容量無制限で保存可能。
また、アプリケーションとの連携もよく、スマートフォンやタブレット等で作業をこなすこともできます。

Google Drive グーグルドライブ

 

Cacoo

オンラインドローイングツールです。
フローチャート、ワイヤーフレーム、ネットワーク図といった技術資料から、アイデアを捻出するためのマインドマップ、グリーティングカードまで様々な種類のドキュメントを作成することができます。
Cacoo

 

Eight

100万人が利用している名詞管理のアプリ。
基本的には、名刺の写真をとって送信するだけ。
なんと、データの登録は、すべてアプリ側(人力入力)で行ってくれます!
これで、無料とは驚きです。

Eight

 

ToDoist

世界中で400万人以上が使っているタスク管理ツール。『やることリスト』を登録しておく無料ツールです。
多機能かつ操作が直感的で、画面が綺麗で、動作が軽快で、何より管理が煩わしくない。
あらゆるデバイス環境で利用可能。同期も速く、挙動も安定しています。

ToDoist

 

Lhaplus

インストールしてしまえば、ファイルをダブルクリックで解凍できるのはもちろん、右クリックのメニューから2クリックで圧縮できるので、誰でも簡単に操作できます。
数々の圧縮解凍ソフトの中で、もっとも手順がシンプルでおススメです。

Lhaplus

 

Gyazo

1秒でスクリーンショットが取れ、2秒で共有ができるという超優れものソフト。
デスクトップ上の任意の範囲を選択するだけでキャプチャーして“Gyazo”へアップロード。
アップロードと同時にWebブラウザーで該当する画像の個別ページが開かれるとともに、クリップボードにURLがコピーされ、このURLを使ってスクリーンショットを手軽に共有可能。
さらに、デスクトップ上の動画をキャプチャーし、アニメーションGIFとしてアップロードすることも可能です。

Gyazo

 

Trello

タスクをカードに見立てて自分用のToDoリストを作成したり、複数人でのタスク管理を行ったりが無料でできるのが「Trello」です。
PCのブラウザから利用できますが、iOS・Android・Windows 8向けアプリも存在し、PCからでもスマートフォンやタブレットからでもいつでもどこでも自由にタスク管理が行えます。

 

Xmind

中心となるキーワードから放射状の樹形図としてキーワードを配置しながらアイデアを表現・発掘していく“マインドマップ”の作成ソフト。
マインドマップだけでなく、ツリー図・魚骨図・組織図といったさまざまなスタイルの図を作成することも可能。さらに、無償“XMind.net”アカウントを取得すれば、作成した図を“XMind.net”へアップロード・共有することもできます。
Xmind

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まとめ

時間は有限です。

そして、ひとりの人間に与えられた一生の時間は、基本的に平等です。
その限られた時間を有効に使って、この一生をどう過ごすのか。

会社に生涯を捧げるような人生にするのか。本当に自分のやりたいことを楽しめる人生にするのか。
それは、「時間の使い方」次第です。

できれば、仕事もプライベートも100%楽しめる人生を送りたいですね。

そのためには、時間管理マトリクスにある第二領域の時間をいかに確保できるかが重要です。
そこで、仕事の効率化に注力する必要があるわけです。

ビジネスもプライベートも充実したハイパービジネスマンになるためにまずは、10秒判断、即行動など簡単なところから始めてみたらいかがでしょうか。

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望月麻矢

望月麻矢

リービズ編集長。千葉大学卒業後、大手流通企業の人事部にて就業。第1子出産後、進学塾経営、㈱リクルートでのライターを経て、直近8年は人材会社でのキャリアアドバイザー。延べ4000人のキャリア面接、1万回を超えるキャリア相談の経験から、あらゆる職種への造詣が深く、仕事の悩み解決のプロフェッショナル。現在は、より多くの人々の悩みを解決すべく、様々なジャンルの講師の活動支援、メディアライターとして活動中。

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