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【業務効率化のアイデア】残業しない私が実行している効果的な事例を3ステップで紹介!

 2017/05/19 仕事術
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私は、残業をしないことにしています。4歳児をひとりで育てながら、会社員として働いているからです。

朝は保育園経由で、2時間かけて通勤。帰りも保育園経由で2時間かけて帰宅。夕食とお風呂を済ませたら、疲れ果てて一緒に寝落ち・・・。自由な時間はほとんどない毎日を送っていました。

仕事での裁量も少しずつ増えてきて、残業せざるを得ないことも出てきました。

そんな状態の中でしたが、ライフワークとして、本気で取り組みたいことに出会ったのです。

そこで、時間の使い方を、徹底的に見直しました。そして、いくつかの資格を取得するだけの時間を捻出しました。今は、自分のスキルをさらに強化しつつ、起業準備をしています。

日々やるべきことに追われているはずなのに、ライフワークの方でもぐいぐい進んでいく私を見て、「仕事も育児もしながらで、いつやってるの???」とよく聞かれるようになりました。

そこで、この記事では、『まずは職場にいる時間をもっと有効化しよう』 と思って、私が実践したことをまとめました。

「まずは副業からスタートして、起業しよう。」 そう考える会社員のあなたが、業務の質は下げずに、時間対効果を上げて、定時に帰るためのヒントになることを願っています♪

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1 起業家予備軍にとっての業務効率化とは?

「業務効率化」と言っても、抱くイメージは個人差がありますので、ここでは「今までの業務の質を凝縮して、残業をなくすこと」と定義したいと思います。

ここで紹介する「業務を効率化して、残業をなくす作業」を断行すると、将来、起業した時に重宝するメリットが2つあります。

一つ目は、自分自身と時間をきちんとコントロールできるようになることです。フリーランスで働いている人には、仕事をすればするだけ収入に直結するため、むしろ会社員だったときより勤務時間が長くなると嘆いている人も多くいます。

最初から、自分の時間と成果物を管理する練習をしておくことは、実際に起業したときにとても重要なスキルです。

二つ目は、自分のビジネスを、他の人とコラボして進めたり、大きくしていく中で、チームとしての視点が必要になったときに向けて、強みと弱みを上手に補完し合える人間関係を作れることです。

自分にフォーカスして、業務プロセスを設計できるようになったら、他の人バージョンも同じように作れます。必ず役に立つ視点になるはずです。

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2 業務効率化のベネフィット

業務効率化ができると、日々の実感ベースで、どんな変化があると思いますか?

私の場合は、

まず、自分の頭がスッキリしました
自然と、モチベーションも上がります。
今までやっていたことが圧縮でき、時間の余裕が生まれます。

そして、不思議なことに、今まで無関係だと感じていた業務間でも、相乗効果が生まれてきます。

騙されたと思って、まずは試してみてくださいね。

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3 業務効率化の3ステップと事例・アイディア

それでは早速、3つのステップを見ていきましょう。

STEP 1: スリム化する

「完全成果主義の外資系会社員」か、「絶対に残業できないワーキングマザー」を頭に描きながら、成果への集中、定時で帰ることへの執着を、徹底して、読み進めてください。

大切なことは、2つあります。
・「何を達成したいのか」 最終目的を1つに絞って、ゴールイメージを描くこと
・目的に対して必要なものを厳選すること、無駄を極限まで減らすこと

スリム化のプロセスをご説明します。

①ゴールイメージを描く

何が達成できたら「合格」でしょうか?一言で表すと何ですか??

・ 間違いやミスがないこと?
・ 多くの業務を時間内にこなすこと?
・ 上司が満足してくれること?
・ クライアントがゴーサインを出してくれること?

何か一つ、ゴールを決めてみてください。

それでは、そのゴールに対して、今やっている業務をみていきましょう。
(トライ&エラーです。いつでも変えられるので、適当に一旦決めてみればOKです)

②「特定の業務フロー」の要素を書き出す。担当者ごと/時系列に、要素を配置する。

細かい作業をできる限り書き出してください。

  • あなたは、いつ、何をしますか?
  • 誰かからのインプットが必要ですか?
  • 誰かからのサポートやチェックがありますか?
  • 各段階の成果物はなんですか?
  • 成果物ができたら、誰のところに回しますか?誰かに説明に行きますか?
  • 説明のための準備は時間がかかりますか?
  • 修正依頼や差し戻しはどのくらいの確率で来ますか?
  • 最終のゴーサインが出るまでに、他のどんなステップがありますか?

重要なものもそうでないものも、混ざっていて構いません。無駄だと感じるステップも含め、まずは全て書き出します。

全部書きだしたら、分類します。慣れるまでは、時系列で分類するといいですよ。
1.人を巻き込む作業、待ち時間が発生する作業 2.一人でできる作業、 の優先順位で、時間軸を設計すると無駄をなくしやすいです。

③目標に対して「必要なステップだけ」でプロセスを作る

最後に、最初に決めた「一つのゴールイメージ」を達成するために、どのプロセスが「本当に」必要なのか?の観点で、業務をスリム化します。

そもそも必要?という問いかけが、とても大切です。

ゴールイメージに影響を与えないものは、「不要?」のグループを作って、よけてしまいましょう。
(Post itなどの付箋を使って、ワークシートにペタペタ見える化すると、便利です。いつでも戻せるので、安心してどうぞ!)

誰かに頼んだ方が良さそうなもの、新しくプロセスを加えたいもの、新たな発見があれば、「課題!」に貼っておきましょう。「なかなか気が乗らない業務」とか、「この人と関わるのがストレス」と感じることも、うまくいかない理由の大きな原因になりますから、「課題!」に入ります。

最低限の力で、「一つの」ゴールイメージを達成することだけを考えて、できるだけシンプルなプロセスを作成してくださいね。

出来上がったら、次のポイントに照らし合わせてチェックしてみてください。

  • 目的は明確で、それにつながるようにプロセスが「シンプルに」設計されていますか?
  • 出来上がりのレベルは適切ですか?他の人の業務との間で、抜け・無駄はないですか?
  • メンバーの業務量はそれぞれスキルに対して適切ですか?作業が滞りやすいところはないですか?
  • スケジュール感は適切ですか?無理に詰め込んでいないですか?
  • ゴールは達成できそうですか?
  • 今までに言われたけどスルーしていた、現場からのアイディアや不満はないですか?
  • 随時状況の共有はできそうですか?
  • ステップ間はうまくつなげていますか?(コミュニケーションがうまくいっかなさそうなところはないですか?)
  • もっとIT化できるところ、人に任せた方が効率的なところはないですか?
  • 情報共有ルール、会議体など、業務上の決まりは明確ですか?

やってみよう、書き出しワーク!

あなたの業務の中で、なんとなく無駄が多く感じられているものを選んだら、実際に付箋を用意して、画像のような業務フローを一つ、作成してみてください!
※業務が完全にマニュアル化されているなど、基本的な作業工数を減らすことが難しいお仕事の方は、このプロセスは簡素化して、自分がもう少し効率化できる部分がないか?の点検という意味合いで理解してください。

STEP 2: 高速化する

最小限のプロセスが構築できたら、それぞれの作業を高速化、効率化することを考えます。

①業務の種類を分類する

業務の種類を主に3つに分類します。

  • やる気のある時間帯にしかできない、集中力が必要な仕事
  • 流しの時間帯にやる、頭を使わないわけではないけれど、単純作業というわけでもない仕事
  • デロデロに疲れてきた時間帯でもできる、作業系の仕事

その他、場所や好き嫌いの観点でも分類しておくと、なかなか便利です。

【場所】

  • 座って資料を広げる必要があることか?
  • サーバアクセス権などの問題で、社内でしかできないことか?
  • 電車で移動中にスマホでできることか?

【好き嫌い】

  • どんなときでもできる、大好きなこと?
  • どちらかというと好きなこと?
  • やる気が出にくいこと?

②エネルギーフローに合わせてスケジュールに入れてみる

あなたは朝型ですか?夜型ですか?一番効率的に働ける時間帯はいつですか?
「自分の中で、頭がキレッキレな時間帯」っていつか?エネルギーの増減を観察してみてください。

事例: 私の場合

私は、朝が一番元気でエネルギーが高く、頭も働くので、肝となる仕事は朝~午前中に終わらせます。
集中して考える必要のある企画の骨格作成、資料の最終チェックなどが、該当します。

昼を越えると、疲れも出るし、頭もキレキレでなくなるので、作業ベースのことをします。
企画の肉付け、必要書類作成、メール返信などが該当します。

出来上がった資料は、社内レベルの資料であれば、8割の出来で充分なので、そのまま送信して、早い段階でフィードバックをもらいます。
社外に送るものは、他の人にチェック依頼を出すか、ここでは一旦保留して、翌朝のキレキレ時間にチェックしてから送信します。

疲れたり、眠くなったら、とっておきの(笑)単純作業をします。領収書の整理、既にあるプロジェクト別予定をスケジューリングなどです。軽いインプットも、疲れた帰りの電車のいい気分転換です。

まずは一日単位で、どんな時間帯に、どんな種類の業務が適しているか、考えてみましょう。
考える単位は一日単位以外にもありますね。

週単位:忙しさ、疲れ具合の定番パターンはありますか?
月単位:月の上旬、中旬、下旬の定番パターンはありますか?

また、「疲れたときでもできること」をリスト化しておくと便利です。3種類のシールを使うなどして、STEP1で作ったプロセスの⾃分の担当部分を、2で作ったエネルギー分布と合体させて、エネルギー量の高・中・低を表しておくと、整理しやすいです。

③タイムプレッシャーを楽しみ、80-20でこなす

有名な『パレットの法則』から派生した考え方ですが、「価値ある仕事の80%は、使う時間の20%で達成される」という原則を、常に意識しています。

一番効率のいい2割の時間帯(私の場合は朝~午前中)に、重要度の高い業務(価値ある仕事=骨子となる重要な8割)に取り組みます。
この際、何分間でどこまで終わらせる!!という目標値を、あえて厳しめに設定することで、タイムプレッシャーを産み出して、半ば無理矢理にでも効率化します。

残りの8割の時間で、分量は多いけれど、重要度にしたら2割分の業務は、「流し」の時間にやっていきます。ちょっと元気が残ってるなら、ゲーム感覚でどれだけ速くできるか??に挑戦するもよし、コーヒーを楽しみながらのんきにやるもよしというイメージです。

※パレートの法則

働きアリの法則と同じ意味合いで使用されることが多く、組織全体の2割程の要人が大部分の利益をもたらしており、そしてその2割の要人が間引かれると、残り8割の中の2割がまた大部分の利益をもたらすようになるというものである。

事例: 私の場合

企画書を書くときの例です。大体の企画書作成は、こんなフローで進みます。

①情報収集
②骨組みを決める
③肉付けをする
④見直す、仕上げる

まずは、普段の流しの時間帯で情報収集(①)をしておきます。

なんとなく情報が出揃った感が出てきたら、エネルギーピークの朝の2時間をかけて、イベントの企画書を作ります。企画書全部を詳細まで2時間で書ききるというのは無理ですので、20%の重要な部分、つまり骨組みを朝の2時間で作りこむことを決めます(②)。

今回のクライアントの要望や目的、こちらの持っているソリューション、想定するゴールなどを考えて、ザクザクと企画書の中に落としこみます。

その資料ができた後、アドバイスをもらう相手、ゴーサインをもらうまでのプロセスも期限付きで決められばいうことなし。

企画の中ではこの骨子作りと、最後の見直しが一番エネルギーを使うので、まずここにピークの時間帯を使います。骨組みはできているので、あとは、流しの時間帯に、肉付けをしていって(③)、一日で肉付けが終われば、明日のピークの時間に、見直し・仕上げ(④)をすればいい、ということになります。

「タイムプレッシャーなんていうけど、自分に圧力をかけ続けていたら、疲れてしまうでしょ・・・」というあなたへ。

ここでのプレッシャーの目的は、こなす業務を100から150に増やすためではなく、100の同量の業務を半分の時間でできるようになることですのでご安心を。

自分に余裕を生み出し、本当にやりたいこと、自分の好きな方法でできないかな??と思考錯誤するための時間をとるためです。

実は半分の時間で仕事ができているなんて、ほかの人は知る由もないですから、はじめは生み出された時間をのんびり楽しめばいいんですよ(^^)

やってみよう、エネルギー観察ワーク!

自分のエネルギー時間割を作成し、業務内容をプロットしてみてください。
STEP 3: 実践する

自分の頭の中だけで考えたことと、人を巻き込んで運用した結果は、違ってきて当然。最後に、実践しながら冷静にバグを潰していきます。

①まずはやってみる

最初から、完璧である必要なんてありません。

ダメ元で、「不要?」欄に入れた、何かをやめてみてください。案外、誰も気づかないかもしれません。
試しに、「課題!」にある、「あったらいいな」を始めてみてください。案外、喜ばれるかもしれませんよ。

まずは、とにかく行動です。

②検証する
うまく回らなかったところ、思いのほか時間がかかったところ、質が上がらなかったところをよく観察し、しっかりと向かい合ってください。

・ その問題の根底には何がありますか?

・ どんなプロセスを変えたら
・ タイミングをどう変えたら
・ 自分が何をしたら/何をしなかったら
・ 他の誰かが何をしたら/何をしなかったら良くなるでしょうか?

・ ミス・失敗に対処するために、何が必要だったでしょうか?

自ら経験することが大切です。たくさんシミュレーションしましょう。多くの失敗をして、多くの学びを得ましょう。五感、直感を磨き、感情や直感を信じて進めます。

③仕組み化する
トライ&エラーを繰り返し、パターンができてきたら、テンプレートやプロセスマップを作り、見える化します。視覚に働きかけることで、脳の働きを助けられるのでお勧めです。

可能な限り、テンプレートを作る、業務フローを決めておくことです。

事例: 私の場合

お恥ずかしながら、私は昔、
「不確定な要素が多すぎて、テンプレート化なんてできません!!」とよく言っていました。

確かに、「誰でも一定レベルの仕事ができるためのテンプレート」を作るのは難しい。
でも「自分のためだけのプロセスマップ」でしたら、どうでしょうか?

私の場合、「こういう点に注意」、「この要素も考慮が必要」という『毎回異なる要素』を備忘録的に追加したことで、抜けもれを防げるようになりました。

無駄なところで脳を働かせてしまうと、貴重なエネルギーを無駄遣いしてしまいます。ぜひ、仕組みに落とし込んで、楽をしてみてくださいね♪

機能しているかの評価基準は、

・ゴールイメージに対して最短距離か?
・自分の日々のエネルギーフローに合っているか?
・目指している「理想の成果」を、質を下げずに時間短縮して達成できているのか? です。

コツは、
・多くの試行錯誤をしてみること
・PDCA(Plan-Do-Check-Action)を何度でも回すことです。

やってみよう、プロセス化ワーク!

書き出しワーク・エネルギー観察ワークの結果をもとに、プロセスを作ってみましょう。

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4 業務効率化の落とし穴

この記事でお伝えしたい業務効率化のためのポイントは、すべてお伝えしました。早速やってみよう!!と前のめりになっている方、すばらしいです!!!

この記事をここまで読み進めているような方は、ここでご紹介したことをきちんと実行して、問題なく結果を出していくことができるでしょう。

ただし、注意してください。回りにいるのは、残念ながら、そんな人ばかりではないという事実もあります。また、自分自身も、いつもエネルギーが溢れているわけではないはず。小さなステップから、コソッと始めることをお勧めします。

落とし穴① 「脳は大きな変化が嫌い」

「恒常性」といいますが、脳には「現状を維持したがる習性」があります。

ダイエットをしよう!!と甘いものを一切やめてみたけど、ストレスがたまってリバウンド、とか、早起きをしよう!!と3時間早く起きる生活にしてみたけど、三日坊主だった、とか、ありますよね。

一方、脳は小さなステップでしたら「適応しよう」としますので、いきなりたくさんのことにチャレンジせず、細切れにして行動に移していきましょう。

落とし穴② 「美徳とされがちな、ただの無駄」

一般的には美徳とされがちですが、効率化の観点では、無駄でしかないもの、とっても多くあります。

  • 「やらない・捨てる」への罪悪感
  • 「~すべき」思考
  • 過剰なサービス精神
  • NOが言えない、万人を喜ばせたいマインド
  • 自己犠牲(あまり得意でないことをやる、他の人に助けてもらった方がよほど効率的)
  • 信頼できない人、能力がない人(会社員の場合、育成の観点や必要悪のケースもありますが・・・)
  • 後押ししてくれない環境(まず否定する人、変化を嫌う人、必要なものが揃っていない物理的環境)
  • 不健康な習慣(深酒する、休みの日にダラダラして過ごす→意識して心を満たす、エネルギーをコントロールする)

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5 業務効率化を断行する際に持っておきたい隠し武器

隠し武器① 会社員マインドは賢く持とう

ここでの目的は、「会社員をしながら起業準備をすること」でした。

その意味では、こんなマインドも役に立ちます。

  • 目立たないようにする
  • お給料が貰えればいいと割り切る
  • やるべきことだけやる、余計なことはしない
  • 残業しなくてすめばそれでいい
  • ムダな根回しや課題解決は上司の仕事
  • とりあえずなんでも情報は共有しておく
  • 無駄な仕事が回ってこないように忙しさをアピールしておく

私はそんなやる気のない人間じゃない!!と思われる方もいるかもしれませんが、表向きはこのままで、でも実は中身はガツガツ、だと、起業準備進みそうじゃないですか??

会社員は、お給料の分、仕事をすればいいんです。給与泥棒だってたくさんいますから(笑)

ということで、必要な業務量を、ぎゅぎゅっと濃縮して実施して、そのプロセスで「どうやったら自分は効果的に仕事ができるのか」をたくさん実験していきましょう。

うまく展開できれば、会社や同僚・チームにとっても、将来的に大きな収穫になりますよ。

隠し武器② ゆるーい理解(過度な反応は禁物)

このタイトルでは、「効率化」を徹底的に扱ってきました。ただし、過剰な反応は危険ですので、お気をつけください。

業務の性質上、必ずしも「効率化」がフィットしない側面もあるからです。

  • 納得の行くまで時間無制限で調べたいこともある
  • まずはしっかりと知識を定着させたいときもある

時間効率化の観点ではなく、質を上げるためにどうするか?という観点を優先すべき時もあります。

そういうときは、インプットだけしているより、アウトプットをしながら頭に定着させる、とか、全体として時間はいくらでもかけていいけれど、45分やったら5分休憩を取ることにする、というルールを作るとか、質を高めるための仕組みを作りましょう。

「流しの時間」を上手に使って、全体的に俯瞰してコントロールできていればバッチリです。

隠し武器③ 効率と幸せ感のバランス感覚

仕事は効率が最重要!と思っていますが、人間関係は無駄に見えることこそが宝、っていうこともありますね。子育ての命題は「いかに非効率を楽しめるか?」でもあります。

自分自身がどんなときに幸せ感を感じるのか、同僚・上司はどうなのか、家族はどうなのか、友達・恋人はどうなのか?そんな観点も大切にしたいですね。

みんな違って当たり前なので、ここは効率化すべきでも、できることでもないということを、くれぐれも忘れずに。
一方、自分のお仕事はガンガン・じゃんじゃん効率化して、その余裕を産み出していってくださいね!

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6 まとめ

STEP 1: スリム化する
・「何を達成したいのか」 最終目的を1つに絞って、ゴールイメージを描く
・目的に対して必要なものを厳選すること、無駄を極限まで減らす
①ゴールイメージを描く
②「特定の業務フロー」の要素を書き出す。担当者ごと/時系列に、要素を配置する。
③目標に対して「必要なステップだけ」でプロセスを作る
⇒書き出しワークをやってみる

STEP 2: 高速化する
①業務の種類を分類する(やる気のある時にやる、流しの時間帯にやる、疲れていてもできる)
②エネルギーフローに合わせてスケジュールに入れてみる
③タイムプレッシャーを楽しみ、80-20でこなす
⇒エネルギー観察ワークをやってみる

STEP 3: 実践する
①まずはやってみる
②検証する
③仕組み化する
⇒プロセス化ワークをやってみる

壁にぶち当たったときには、「餅は餅屋」です。専門家に相談するに限ります。
(多くのコンサルは初回相談を無料で受けてくれます。活用しましょう。私も質問受けられます)

ここまで読み切ったあなたなら、必ずできるはず。応援しています!

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ライター紹介 ライター一覧

きよか

きよか

高校時代の米国留学で異文化の楽しさに魅了され、大学では外国語学部にてスペイン語を専攻。卒業後、スペイン語圏で初めての就職をし、自分の思考パターンの対極の、ラテン人のゆる~い思考の大ファンになりました。

生粋のサポーター気質で、人の得意なことや、大切にしているこだわりの話を聞くのが『三度の飯』よりも好き。

現在は、コミュニケーション関連のワークショップの企画運営業務に携わる傍ら、その経験を生かした執筆活動をしています。
また、ライフワークとして、「もっと自由に、もっと自分らしく、もっと楽しく」をモットーに、育児・仕事の総合的な視点から、働くママをサポートしています。

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