セミナーの開催方法とは？告知のやり方とは？

セミナーを開催してみたい！

開催するまでの具体的な手順や、集客方法を知りたい！

 

もし、「強く発信したいことがある」「ユーザーに役立つ情報を共有したい」という気持ちがあるのであれば、セミナーを開催することをおすすめします。

SNSやインターネットの普及でセミナー以外にも発信する方法は多々ありますが、ユーザーと直接顔を合わせて、生の声を届けられるセミナーは効果が高いといえます。

しかし初めてセミナーを開催する人には「会場や備品はどうやって調達するの？」「誰も参加してくれなかったらどうしよう」など、開催までに何をすべきか分からない人も多いでしょう。

ここではセミナーを開催する流れをご紹介します。

また、セミナー初心者の多くが悩む、告知のやり方も合わせて見ていきましょう。

 

セミナーの開催方法とは？

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いざ、セミナーを開催しようと思い立った時の、開催方法を見ていきましょう。

流れを順序良くこなしていくのがポイントです。

 

企画

まずは企画を考えます。

セミナーを開催する目標を決めて、そこに向かって計画を練っていきましょう。

何故セミナーを開催したいのか、どんなことをやりたいのか、思い付きではなく深く付きつめていきましょう。

目的が決まれば「誰に向けて行うのか」というターゲットも決まります。

どんなセミナーを開催すればターゲットが満足するのか、ターゲットはあなたのセミナーに何を求めてくるのか、しっかりと考えていきましょう。

面倒な作業に聞こえるかもしれませんが、ここが揺らいでしまうとセミナーの内容に一貫性がなくなり、何も伝わらないで終わってしまいます。

計画の段階ではセミナーの人数、セミナー料金、アンケートの準備、運営や告知にかかる費用なども段取りしていきます。

セミナーの規模や内容によって必要な部分を足し引きしていきましょう。

 

準備

ターゲットやセミナー開催時期が決まったら、動員数を概算して会場を決定します。

セミナー会場はなるべく分かりやすい場所にあるホテル、商業ビルの会議室などを予約しましょう。

その際にマイク、ホワイトボード、スクリーンなどの必要機材を借りることができるのか、自分で用意しなければいけないのかなど確認します。

セミナー当日に案内看板の設置が可能かも聞いておくと良いですね。

運営業務として申込の管理、問い合わせ対応の役割を決めておきましょう。

ネット上の受付フォーム、告知ページ、申込フォームの管理を怠ることなく、入念にチェックしましょう。

あなたがセミナー講師の場合、受付や司会者など個別に頼んでおく必要があります。

ディレクター・スタッフ・司会などの役割分担を決めておいて、もしもの時のために代役も用意すると良いでしょう。

セミナー講師であるあなたはセミナーで使う資料を作成します。

できるだけ誰が見ても分かりやすい資料作りを心がけましょう。

 

運営

セミナー当日は関係者全員で、その日の流れを確認します。

規模が大きいほど早めに会場入りしてチェックしたり、打合せを行いましょう。

セミナーに慣れていない場合は、事前リハーサルを必ず行って、実際の会場で動きを確認してください。

機材のチェックや参加者席の見え方なども、本番同様にしておきましょう。

受付ではチケットの回収、参加証、名刺などでセミナー参加者受付を行います。

その際に資料を配布するとスムーズです。

会場に机がある場合は、机の上に資料を置いてスタンバイしてもOKです。

場合によってはセミナー開始時間を過ぎて参加者が来る場合があるので、受付の担当者にはセミナー終了まで受付で待機してもらいましょう。

会場にはセミナー案内看板を設置して、参加者が迷わないように配慮します。

あとは運営スケジュールに沿ってセミナーを開始しましょう。

 

セミナー終了後の片付け

セミナーが完了したら片付けを行います。

片付け時間も予約時間に含まれているので、会場の時間が限られていることを伝えて、参加者には速やかに退出してもらうように促しましょう。

片付けは参加者の退出の邪魔にならないように、裏側から始めましょう。

使う前よりもキレイな状態で会場を後にするのがマナーです。

 

セミナーの告知のやり方とは？

セミナーを開催するなら、参加者を募らなければなりません。

セミナー告知の方法を「オフライン」「オンライン」それぞれでご紹介します。

 

オフラインの告知

過去に名刺交換をした人に連絡

同業者で過去に名刺交換をした相手、他のセミナーで名刺交換をした人はあなたのセミナーに興味を示してくれる可能性があります。

名刺の連絡先に連絡をいれてみましょう。

またFacebookで友達になっておいて、招待するという方法もあります。

 

同業者のセミナーに参加

あなたが自ら同業者のセミナーに参加するのもおすすめです。

そこで「私も今度セミナーを開催します」と招待すれば、あなたが参加している分、相手もOKを出してくれる可能性が高いです。

またそのセミナーの参加者は将来の見込み客になりうる相手です。

積極的に参加して人脈を増やしておきましょう。

 

チラシやDMを配布

チラシを作成して異業種交流会などで手渡す、見込み客が集まりそうな場所に置いてもらうもの有効です。

エリアの限定性が高いセミナーなら、ポスティングも良いですね。

メールアドレスを知っている相手が複数いるなら、DMで招待する方法もあります。

 

紹介

セミナーに興味がありそうな人がいれば、紹介してもらうというのは、昔からある告知方法です。

同業の知人に声をかけたり、知り合いを紹介してもらいましょう。

過去にセミナーをやったことがあるのであれば、その時の参加者を優待するのも良い方法です。

新規顧客を集めるよりも、既にあなたのセミナーの価値を知っている人の方が、参加してくれる可能性が高まります。

 

オンラインの告知

セミナーのポータルサイトに掲載

セミナー開催情報を探している人が集まるポータルサイトに掲載してみましょう。

興味がある人が集まっているので、効率よく告知ができます。

ポータルサイトには「セミナー・スクエア.com」「専門家セミナードットコム」「セミナーズ」など、様々なサイトがあります。

ジャンルや傾向が分かれている場合もあるので、あなたのセミナーに見合ったサイトを選びましょう。

 

サイトやブログで告知

あなたのサイトやブログで告知をすれば、以前からあなたのサイトを訪問しているユーザーが参加してくれる可能性があります。

セミナー情報のページと申し込みページへのリンクを掲載しましょう。

告知の他に過去の参加者の声やアンケートの回答などを紹介しておくと、興味を持ってくれるユーザーが出てきます。

 

SNSの利用

SNSを利用しているなら、SNS上でセミナー情報をつぶやきましょう。

毎日つぶやいていると「人気のないセミナーなのかも」と思われてしまうので、タイミングを見て複数回投稿します。

投稿には申し込みページのリンクを貼っておきましょう。

 

Facebook広告を出す

有料でもいいから効率よく告知したいという場合は、「Facebook広告」という方法があります。

居住地、年齢、性別、職業、興味関心など、告知したいユーザーの属性を細かく設定できるので、あなたのセミナーに興味がありそうな相手だけに告知ができます。

他にも「PPC広告」や「セミナーポータルサイトにバナー広告を出す」という方法があります。

 

セミナーを成功させるカギとは？

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セミナーを成功させるためには、セミナー担当者がセミナーを告知できる見込み客のリストが何件あるかを把握することにあります。

セミナーを開こうと考えたということは、それなりに需要があると踏んだからですよね。

過去の資料請求者、展示会で集めたアンケート、過去にもらった名刺など、見込み客をリストアップしてみましょう。

そして集めたリストの中身を見て、企画しようとしているセミナーのコンセプトとターゲットにズレがないか確認しながら、セミナー概要を決めていきます。

結果、参加者の期待に沿えるセミナーになるということです。

さらにセミナー参加者から最終的にどんなアクションを引き出したいのかを明確にして、目的、成果、成果の判定指標を明確にしておきましょう。

ポイントは以下の通りです。

• 見込み客リストやコンセプトとのズレがないか
• 目指すターゲットが本当に集まるのか
• ターゲットが満足できる内容になっているか

これらを突き詰めておくことが重要です。

 

セミナータイトルは魅力的に

セミナーに参加するか否かはセミナータイトルで決まります。

セミナータイトルは参加者が最初に目にするものだからです。

タイトルを見て魅力を感じなければ、どんなに内容が良いとしても参加者は減ってしまいます。

セミナーのテーマが伝わり、ターゲットに対して「これは自分の事だ」と感じるタイトルを決めていきましょう。

具体的な数字やコンセプトを入れて参加者が全体のイメージを掴めるように考えてくださいね。

 

まとめ

いかがでしたか？

セミナーは開催者が持つノウハウや知識などを活かして行うことができる、効率の良いマーケティング手法です。

だからこそ目的やターゲットがズレてしまうと、誰にも響かないものになってしまいます。

開催までの準備は大変かもしれませんが、伝えたいことが伝えたい相手に確実に伝わるように、入念に取り組むべきです。

参加者を大事にするのはもちろんですが、会場スタッフにも心配りをすることも重要です。

自分さえよければいいという考え方では成功はないので注意しましょう。

セミナータイトルは告知に重要ですが、タイトルばかり立派で内容が伴わないのは、最もやってはいけないケースです。

タイトルと内容を一致させて参加者に満足の行くセミナーに仕上げていきましょう。